12 services que peut vous offrir un PCO manager d’Event Masters pour vous aider à organiser un congrès

Que fait un pco?

PCO. PCO, quoi? Cette abréviation ne vous dit rien? Aucun souci : plongez-vous dans ce blog pour trouver une réponse! Un PCO peut, en effet, apporter une réelle plus-value à votre organisation, votre association ou votre entreprise. Un PCO ou Professional Conference Organiser est une équipe qui prend en charge l’organisation complète de votre congrès, de votre conférence ou de votre réunion. Voici les 12 services que peut vous offrir un PCO manager lors de votre événement.

1. Recherche du lieu et contrat

La recherche de partenaires et la négociation des contrats avec les différents intervenants (traiteurs, salles et autres services pour votre congrès) sont souvent difficiles. Un PCO fort de 20 ans d’expérience prend le relais et peut aisément trouver la salle qui convient le mieux à votre congrès, votre conférence ou votre réunion. Comptez sur nous pour vous proposer une visite des lieux et nous assurer que vous vous y sentez comme un poisson dans l’eau.

2. Inscription en ligne et sur site et housing

Il est toujours intéressant de savoir qui sera présent à votre événement. Notre PCO crée pour vous un formulaire d’inscription sur une plateforme en ligne liée à un site web existant ou créé pour l’occasion. Lors du congrès, il s’assure que tous vos participants sont inscrits et reçoivent un badge personnel. Il vous transmet ensuite toutes les données disponibles. Pratique, non ? Il s’agit par ailleurs d’un système sans papier, durable et écologique.

3. Gestion de projet

Organiser un congrès, c’est penser à un tas de choses. Nous nous assurons que chacun est briefé et que le planning est au point. Vous avez aussi l’assurance que nous sommes toujours en contact avec votre entreprise et que nous vous informons de tout. Nous coordonnons l’événement et organisons ensuite un débriefing. Nous pouvons prendre en charge trois aspects pour vous :

• Planning
• Coordination
• Supervision

Nous réduisons ainsi les risques au strict minimum et travaillons le plus efficacement possible.

4. Design graphique et communication 

Vous organisez un congrès et vous voulez évidemment en informer le plus de monde possible. Tout cela nécessite une charte graphique et un logo de qualité. Le PCO fournit aussi les slogans, le web design et tout le design graphique, de la version papier à la version en ligne. Le tout avec créativité pour que votre congrès se démarque des autres. Vous devez aussi communiquer avec différents partenaires, gestionnaires de salles, fournisseurs, traiteurs, la presse et même les participants. Le PCO élabore, en collaboration avec vous, une stratégie de communication permettant de bien présenter votre congrès. Le PCO prend en charge cette communication tout au long du processus et vous implique étroitement pour que vous restiez au courant de tout.

5. Approche créative

Votre congrès bénéficie aussi d’une approche nettement plus créative grâce à l’expertise interne qu’a Event Masters de tous les aspects événementiels. Notre PCO combine différentes influences d’autres départements afin de faciliter la collaboration en vue de porter un tout autre regard sur votre congrès ou votre réunion. Pensez à des activités et à des thèmes originaux, à une mise en œuvre innovante ou aux nouvelles tendances dans le secteur.

6. Gestion financière et budgétaire

L’objectif final de votre association est évidemment de recueillir et d’échanger les connaissances. L’objectif est également financier : obtenir des fonds pour soutenir la communauté et continuer à investir dans l’éducation et la recherche. Le rôle du Professional Conference Organizer est de gérer le budget pour atteindre les objectifs.

7. Suivi des orateurs

PCO prend contact avec les orateurs de votre congrès et les aide à préparer leur présentation. Nous prévoyons et testons tous le matériel nécessaire pour exclure toute mauvaise surprise. Tous les orateurs sont aussi briefés au préalable sur le timing et les attentes à leur égard. Notre expérience est aussi un atout dans ce domaine : si vous ne savez pas quel orateur choisir, comptez sur nous ! Le PCO dispose d’une base de données riche de centaines d’orateurs.

8. Traitement des synthèses

Nous vous aidons à préparer les synthèses. Nous adaptons le logiciel unique à votre congrès pour collecter, diffuser et citer les synthèses reçues via notre logiciel d’enregistrement de pointe. Nous vous accompagnons aussi pour les présentations numériques sur place.

9. Gestion de l’exposition

Nous utilisons aussi un logiciel d’enregistrement à cet effet. Grâce à un contrat avec tous les participants et une communication continue avec tous les sponsors, nous vous garantissons une exposition à succès en plus de votre congrès.

10. Gestion sur site

Le PCO manager gère l’événement et vérifie si tout est au point sur le plan logistique. Il supervise constamment et reste en contact avec tous les fournisseurs. Pas besoin de vous inquiéter le jour de l’événement !

11. Associer différents départements d’Event Masters

Envie d’aborder un congrès, une réunion, une conférence autrement ? Envie d’organiser aussi un team-building ? Ou de faire découvrir la Belgique à vos participants internationaux ? Vous êtes à la bonne adresse chez Event Masters. Nous proposons, en effet, tous ces services en interne. Vous dépendez donc de moins de fournisseurs et nous vous offrons une perspective à 360° pour votre congrès. Nous faisons la différence ! 

12. Suivre les nouvelles tendances et les appliquer

Nos collaborateurs sont toujours au fait des dernières tendances et s’efforcent de les appliquer le plus possible. Ils utilisent toujours les dernières technologies événementielles. Un exemple de nouvelle tendance ? Le story-telling digital. Les conférences sont de plus en plus souvent données par vidéo interposée. Grâce à une appli, le public peut poser ses questions et recevoir une réponse de l’orateur en direct pendant la présentation. C’est grâce à cette approche qu’Event Masters se démarque et vous garantit un congrès réussi.