Victoire et Travail d’équipe : Réflexions de Jolien Van Luyck sur la Cérémonie d’Ouverture des Special Olympics Belgique et la Victoire du bronze BEA et Inclusion Award
Le 15 novembre 2023, une atmosphère pleine d’anticipation a régné à l’Avenue Anvers lors des Belgian Event Awards. Cette soirée a été le moment décisif pour Event Masters, honoré par la réception du bronze BEA et inclusion Award pour la réalisation de la cérémonie d’ouverture des Special Olympics – une reconnaissance de notre passion et de notre innovation en matière d’organisation d’événements.
Ces prix ont mis en valeur notre vision et a souligné le rôle crucial de notre département sur mesure et de production dans la création d’un événement inoubliable pour tous les participants et spectateurs.
Lors d’un entretien avec Jolien Van Luyck, Head of Production, celle-ci nous a fait découvrir les coulisses de cette cérémonie réussie. Elle a partagé ses idées sur l’approche utilisée, les défis rencontrés, et comment cette expérience s’est transformée en une source d’inspiration et d’inclusivité remarquable.
Interview avec Jolien van Luyck,
Head of Production
Jolien, pouvez-vous nous en dire un peu plus sur votre rôle chez Event Masters et sur la manière dont vous avez été impliquée dans l’organisation d’ouverture des Special Olympics?
- Mechelen a été cette année la ville hôte des Jeux Nationaux de Special Olympics Belgium et a choisi Event Masters pour l’organisation de la cérémonie d’ouverture. En tant que responsable du projet, j’ai travaillé pendant six mois, en collaboration avec trois collègues, pour atteindre ce résultat. Durant l’événement, toute l’équipe d’Event Masters s’est volontairement investie pour offrir un accueil chaleureux aux athlètes à Mechelen.
Quelle était la vision/le concept derrière l’organisation de la cérémonie d’ouverture des Special Olympics et comment l’équipe a-t-elle contribué à cette vision ?
- Les Jeux Nationaux à Mechelen devaient être les “Jeux les Plus Chaleureux Jamais Organisés”. Ce devait être un spectacle plein d’émotion, d’inclusivité et d’interaction avec les athlètes. Nous voulions ainsi mettre en lumière plus de 3600 athlètes et leur faire vivre une grande fête.
Quels ont été les défis spécifiques liés à la planification d’un événement d’une telle ampleur ?
- Il était important de travailler étroitement avec la Ville de Mechelen sur le plan de communication. Attirer 13 000 spectateurs à Mechelen un mercredi soir, juste avant un long week-end, n’était pas une tâche facile.
De plus, nous avons été confrontés à plusieurs défis logistiques. Nous devions coordonner le montage et le démontage avec l’agenda des matchs et des entraînements du KV Mechelen et n’avions qu’un usage limité du terrain pour éviter de l’endommager. L’un des plus grands défis était de créer une interaction avec les athlètes sans accès au terrain, tout en présentant un spectacle digne de la télévision avec le vaste champ vert bien visible.
Comment votre équipe a-t-elle collaboré avec d’autres services et partenaires externes pour donner vie à la cérémonie ?
- Nous avons cherché en interne et en externe des personnes ayant un cœur chaud pour les Special Olympics. Je n’ai jamais vécu une production où toute l’équipe en coulisses était si émotionnellement impliquée dans le projet. Tout le monde avait le même objectif en tête : les Jeux les Plus Chaleureux jamais organisés.
Quel moment des préparatifs ou de la cérémonie elle-même a été le plus difficile pour vous et votre équipe ?
- Le jour de l’événement, en plus des 100 membres de l’équipe, plus de 500 personnes étaient impliquées dans le spectacle. C’était une tâche complexe que de gérer toutes ces personnes en même temps, de les avoir aux bons endroits aux bons moments, et de fournir l’encadrement nécessaire pour garantir un spectacle fluide et sans faille.
Y a-t-il un aspect spécifique de la cérémonie dont vous êtes particulièrement fier et qui, selon vous, a contribué à l’obtention du bronze BEA et Inclusion Award ?
- Lors de l’élaboration du spectacle, nous avons développé tous les éléments avec un accent sur l’inclusivité. Nous avons rencontré chaque artiste pour discuter de la façon dont nous pouvions rendre l’expérience accessible à tous. Cela a résulté en plusieurs moments chaleureux durant le spectacle qui ont touché tout le monde.
Si vous pouviez transmettre un message à d’autres organisations désireuses d’organiser des événements inclusifs, quel serait-il ?
- Prenez en compte le profil de vos visiteurs dans chaque aspect de l’événement. Assurez-vous que chacun, quel que soit son sexe, son origine, son ethnie, ses limitations mentales ou physiques, reçoive la même expérience et la même attention.