Hoe organiseer je een online of hybride congres?
En wat zijn de voor- en nadelen van zo’n digitaal congres?
Ontdek er alles over in dit overzicht!
Talrijke interactiemogelijkheden
Een live event biedt heel wat interactiemogelijkheden. Maar bij een online of hybride congres zijn de mogelijkheden net iets uitgebreider. Denk maar aan een social feed, chatmogelijkheiden, video, aparte break-out sessies, live polls en Q&A,…. Door deze uitgebreide waaier aan mogelijkheden ligt de drempel voor interactie ook lager. Niet iedereen stelt graag een vraag in een volle zaal.
Visueel aantrekkelijk
Bij een hybride of online congres maak je veel meer gebruik van techniek en schermen. Je bent dus genoodzaakt om hiervoor ook boeiende content te voorzien. Het wordt allemaal net dat tikkeltje visueler en scherper. Op deze manier heb je ook meer opties om je sponsors in de verf te zetten. Denk aan banners, korte video’s, animaties,…
Even professioneel (of zelfs nog meer)
Een misvatting die bij veel mensen leeft is dat het makkelijk zou zijn om een digitaal evenement te organiseren. Het is echter geen kwestie van gewoon wat zoomsessies achter elkaar te plakken. Ook voor een online congres wil je waarde creëren en blijft kennisoverdracht een belangrijk doel.
Je zal het onderste uit je eigen technische kennis moeten halen of beroep doen op experten. Andere experten dan diegenen die je normaal inschakelt voor je live event. Een hybride congres vereist immers een andere aanpak. Zo wordt de gebruikerservaring veel belangrijker.
Je publiek wil ook een feilloze online presentatie of streaming zien zonder haperingen. Bij een hybride event dat wordt opgenomen zal je ook cameramensen, technici én een regisseur moeten inschakelen.
Groter bereik
Na het congres heb je massa’s content ter beschikking dat je later nog op allerlei manieren kan inzetten. Je kan fragmenten van sprekers delen, een follow-up mailen en later webinars ter beschikking stellen van je publiek. Op deze manier gaat je bereik exponentieel de hoogte in.
Beter voor het milieu
Met duurzaamheid als één van de corporate event trends is het misschien geen slecht idee om eens een online of hybride congres in overweging te nemen. Verplaatsingen nemen nog altijd een groot deel in van onze ecologische voetafdruk. Het zijn net die verplaatsingen die verminderen bij een online of hybride congres. Iedereen neemt deel vanop zijn of haar eigen locatie en je live locatie hoeft ook niet super groot te zijn.
Bovendien heb je de kans om wereldsprekers makkelijker te strikken. Zij hoeven de verplaatsing niet te maken en zijn dus beter beschikbaar. Werk bijvoorbeeld met hologrammen of livestreaming. Je kan zo ook hun reis-en overnachtingskosten besparen.
Zijn er dan geen nadelen verbonden aan een hybride evenement?
Zeker wel, maar dit hangt zoals altijd af van je doelstellingen. Zo liggen de kosten bij een hybride congres vaak hoger. Om even kort door de bocht te gaan: je organiseert eigenlijk 2 evenementen tegelijkertijd; Vaak wordt een hybride evenement een kopie van het live evenement. Daar moet je voor opletten. Het is een uniek, apart kanaal en niet zomaar een afgeleide. Een hybride congres vraagt ook nieuwe expertise waarin je moet investeren: andere regels, concepten, tools en platformen…