Privacy Policy

Deze Privacy Policy kwam tot stand door de Algemene Verordening Gegevensbescherming die in werking treedt op 25 mei 2018. Deze policy bevat de rechten en plichten van Event Masters ten aanzien van de externe personen wiens persoonsgegevens verwerkt worden in de context van marketingdoeleinden en het aanbieden van onze diensten. Event Masters verwerkt gegevens van leveranciers, klanten en geïnteresseerden in ons bedrijf.

Deze Privacy Policy regelt de verwerking van uw persoonsgegevens door de verantwoordelijke voor de verwerking: [Event Masters, Willebroek, BE 0455 164 778].

Uw privacy is zeer belangrijk voor ons en daarom raden we u aan om deze Privacy Policy aandachtig door te lezen.

Vragen, zorgen of klachten over dit privacybeleid mag u steeds richten naar onze Data Protection Officer

Persoonsgegevens van leveranciers, klanten en geïnteresseerden in ons bedrijf worden beschermd door de “Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens” en door de huidige Europese Verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Identificeerbaar verwijst naar identificatiegegevens (zoals naam, id-nummer, locatiegegevens, enzovoort) die kunnen worden gebruikt om u direct of indirect te identificeren (als een natuurlijke persoon).

Doeleinden voor verwerking van persoonsgegevens:

  1. Toestemming: de betrokkene heeft toestemming gegeven voor één of meerdere specifieke doeleinden.
  2. Vitale belangen. Als het voor het vitaal belang van de betrokkene nodig is, mogen deze gegevens verwerkt worden. Bv: dringende medische noodzaak.
  3. Wettelijke verplichting. Vb: boekhoudgegevens moeten 7 jaar wettelijk verplicht bijgehouden worden.
  4. Overeenkomst: de verwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst. Dit wanneer de betrokkene een partij in de overeenkomst is.
  5. Algemeen belang
  6. Gerechtvaardigd belang
    1. Hierbij worden de belangen steeds afgewogen met de privacy van de betrokkenen.
    2. De verwerking moet nog steeds noodzakelijk zijn voor de verwerkingsverantwoordelijke.

De GDPR zegt ook letterlijk dat de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing kan worden beschouwd als een gerechtvaardigd belang.

Indien u reeds bent opgenomen in onze verzendlijst voor het ontvangen van marketingmateriaal in papieren en/of elektronische vorm, kan Event Masters uw gegevens gebruiken voor het verzenden van marketing en ander materiaal met betrekking tot de evenementiële diensten van ons bedrijf.

Deze toestemming kan op elk moment worden ingetrokken, zonder motivering en gratis door bijvoorbeeld op de daartoe voorziene uitschrijflink te klikken, onderaan ieder promotioneel e-mailbericht. Lees meer over uw rechten in punt 5.

Welke persoonsgegevens we verwerken en hoe we deze persoonsgegevens verkrijgen

We kunnen de wijze waarop we persoonsgegevens vergaren opdelen in drie categorieën.

Categorie 1: Persoonsgegevens die u ons meedeelt. Welke persoonsgegevens we verwerken en hoe we deze vergaren hangt af van tot welke subcategorie u behoort.

Wij hebben persoonsgegevens van u verkregen omdat u (i) zich als leverancier aan ons voorgesteld hebt, omdat Event Masters (ii) een offerte aangevraagd heeft voor uw diensten, omdat u (iii) contact opgenomen heeft via ons contactformulier op de website, omdat u (iv) contact opgenomen heeft met ons via email of telefoon, of omdat u (v) zich ingeschreven hebt op onze nieuwsbrief via Facebook of onze website. In deze gevallen verwerken wij volgende persoonsgegevens: uw naam en voornaam, bedrijf, telefoonnummer, emailadres, adres, facturatiegegevens en eventuele andere persoonlijke gegevens die nodig zijn om onze diensten te kunnen aanbieden aan onze klant of voor een contractuele verbinding indien we gebruik maken van uw diensten. De gegevens die we vragen zijn nodig om verdere communicatie toe te laten. In geen enkel geval gaat het om gevoelige informatie.

Wij hebben deze persoonsgegevens van u verkregen omdat u (i) een aanvraag gedaan heeft bij Event Masters voor onze diensten, omdat Event Masters (ii) uw openbare gegevens gebruikt heeft om u te contacteren met de vraag of u geïnteresseerd bent in onze diensten, omdat u (iii) contact opgenomen heeft via ons contactformulier op de website, omdat u (iv) contact opgenomen heeft met ons via email of telefoon, of omdat u (v) zich ingeschreven heeft op onze nieuwsbrief via Facebook of onze website. In deze gevallen verwerken wij volgende persoonsgegevens: uw naam en voornaam, bedrijf, telefoonnummer, emailadres, adres, facturatiegegevens en eventuele andere gegevens die nodig zijn om onze diensten te kunnen aanbieden aan u als klant of voor een contractuele verbinding indien u gebruik maakt van onze diensten. De gegevens die we vragen zijn nodig om verdere communicatie toe te laten. In geen gevallen gaat het om gevoelige informatie.

Wij hebben deze persoonsgegevens van u verkregen omdat u (i) contact opgenomen hebt met ons bedrijf via het contactformulier op onze website, omdat u (ii) zich ingeschreven hebt op onze nieuwsbrief via de website of via Facebook, omdat u (iii) telefonisch contact opgenomen hebt met, omdat u (iv) via mail contact opgenomen hebt met ons, of omdat u (v) deelgenomen heeft aan een event waar wij partner van waren. De gegevens die we vragen zijn nodig om verdere communicatie toe te laten. Het gaat hier om naam, voornaam, bedrijf, telefoonnummer, geslacht en e-mailadres. In geen gevallen gaat het om gevoelige informatie.

Categorie 2: Persoonsgegevens vergaart via gebruik van onze website.

Categorie 3: Persoonsgegevens verkregen door derde partijen

Via derde partijen komt Event Masters ook in aanraking met uw persoonsgegevens. Wij kunnen deze gegevens op drie verschillende manieren verkrijgen. In alle gevallen gaan wij met deze gegevens om volgende de GDPR-richtlijnen. Wij gaan er hierbij ook van uit dat deze derde partij zich in regel stelt met deze wetgeving en toestemming gevraagd heeft om deze gegevens verder te distribueren.

Voor een vlotte uitvoering van de overeenkomst met de klant, worden persoonsgegevens verstrekt door de klant aan de uitvoerende partij, in dat geval Event Masters. De klant legt de doeleinden voor de verwerking van de gegevens contractueel vast en is hier dan ook verantwoordelijk voor. Event Masters staat wel garant voor de correcte verwerking van deze gegevens door zijn personeelsleden en handhaaft ten alle tijden organisatorische en technische maatregelen zoals beveiligde computers en het wissen van persoonsgegevens na afloop van de overeenkomst.

Event Masters organiseert ook events in samenwerking met gekozen partners. Dit zijn corporate events waarvoor Event Masters beroep doet op de eigen database om zijn gasten uit te nodigen. Bij inschrijving op het event wordt gevraagd of de genodigde opgenomen wil worden in de database en/of nieuwsbrieven wil krijgen. Dit kunnen zowel genodigden van de partner zijn, als van Event Masters. Enkel bij het geven van expliciete toestemming bij inschrijving, zullen persoonsgegevens verwerkt worden. Event Masters is echter niet verantwoordelijk voor zijn partners. Ook zij dienen gegevens op een correcte manier te verwerken en we sluiten met hen dan ook een overeenkomst af.

Bij deelname aan beurzen worden ook vaak deelnemerslijsten meegedeeld aan de standhouders. Deze gegevens nemen wij niet op in onze database. Deze kunnen wel gebruikt worden om mensen uit te nodigen voor een volgende beurs binnen dezelfde sector en business.

Gegevens van categorie 1 en 3 worden steeds bewaard in onze centrale database: Teamleader. Ook Teamleader voldoet aan de privacywetgeving en waarborgt op elk moment de veiligheid van uw gegevens. Vanuit Teamleader is er een koppeling met Mailchimp van waaruit wij u op de hoogte houden van het reilen en zeilen binnen ons bedrijf via nieuwsbrieven en uitnodigingen (wanneer u hier expliciet toestemming voor gegeven heeft).

Ook Mailchimp heeft de verplichting om zich in regel te stellen met de nieuwe privacywetgeving. Facturatiegegevens worden opgeslagen in ons boekhoudsysteem Exactonline en zijn nodig om de goede facturatie van ons bedrijf en leveranciers te garanderen.

Indien u reeds bent opgenomen in onze verzendlijst voor het ontvangen van marketingmateriaal in papieren en/of elektronische vorm, kan Event Masters uw gegevens gebruiken voor het verzenden van marketing en ander materiaal met betrekking tot de diensten van Event Masters.

Deze toestemming kan op elk moment worden ingetrokken, zonder motivering en gratis door bijvoorbeeld op de daartoe voorziene uitschrijflink te klikken, onderaan ieder bericht.

Een speciale regel geldt voor gegevens van categorie 3, subcategorie 2.3.1: gegevens vergaard door de klant. Na afloop van de overeenkomst tussen de klant en Event Masters, worden persoonsgegevens opgeslagen in onze cloud-provider in het archief voor onbepaalde tijd. Deze gegevens, buiten de gegevens van de klant zelf, worden echter niet opgeslagen in onze database.

Hoelang we deze persoonsgegevens bijhouden

Persoonsgegevens verstrekt door u (van categorie 1 of 2), worden bewaard tot wanneer u zich uitschrijft voor onze communicatie. Persoonsgegevens die gebruikt worden voor uitvoering van het evenement worden bijgehouden op onze server in het archief, tenzij de klant dit anders wenst. Boekhoudgegevens worden, wegens wettelijke verplichting, 7 jaar bijgehouden.

Gegevensverstrekking aan derden

Om te kunnen voorzien in onze services gebeurt het dat wij uw gegevens verstrekken aan derden.

We verwijzen u graag door naar hun privacy policies, indien u meer info wilt over hoe uw persoonsgegevens gebruikt worden.

Uw Rechten

Internationale gegevensoverdracht

Event Masters organiseert ook incentives. Voor het goede verloop van die events, dienen wij soms persoonsgegevens door te geven aan leveranciers in het buitenland. Dit telkens met medeweten van de klant. We gebruiken deze persoonsgegevens enkel en alleen met de vooropgestelde doelen die bepaald worden door de klant. Dus om bijvoorbeeld vliegtickets te boeken. Landen die vallen onder de Europese wet, dienen ook de GDPR-regelgeving na te leven. Voor derde landen ( = landen die niet onder de Europese wet vallen of een gelijkaardig beschermingsniveau ten opzicht van de privacy naleven) wordt er steeds een EU-modelovereenkomst gesloten waarin deze derde landen de verplichtingen dienen na te leven die de Algemene Verordening voorop stelt.