Een evenement organiseren: het ultieme stappenplan
Een evenement organiseren. Vroeg of laat komt iedereen er mee in aanraking en steevast komt er meer bij kijken dan verwacht. Uiteraard wil je dat jouw evenement vlekkeloos verloopt, het is vaak dé belangrijkste gelegenheid voor een bedrijf. Dit maakt dat een evenement organiseren heel wat verantwoordelijkheid en stress met zich meebrengt.
Bij een evenementenbureau daarentegen zit events organiseren in het bloed. Daarom geven we je graag een kijkje achter de schermen en lijsten we de verschillende stappen (en bijhorende vragen) op in deze handige checklist. Zo verlies je geen enkel cruciaal aspect uit het oog en/of stel je de juiste vragen als je beslist om een evenementenbureau aan te stellen voor jouw event.
Stap 1: Denk het concept uit
In de conceptfase ga je bekijken welke rode draad er door elk aspect van je evenement loopt. Je concept geeft mee vorm aan het verhaal dat je wil vertellen en is dus een cruciale eerste stap. Vergis je niet: het is niet zomaar een hippe aankleding of een bekende spreker. Het is weldoordachte visie. Om je concept te bepalen is het belangrijk dat je nadenkt over de volgende vragen:
Stap 2: It’s all about the money
Het is belangrijk dat je op voorhand heel duidelijk weet wat je investering zal zijn én welk bedrag je wil of kan spenderen aan je evenement. De beste manier om dit aan te pakken is door offertes aan te vragen bij leveranciers en te vergelijken. Vraag niet meer dan drie offertes op per leverancier. Zij besteden hier immers tijd aan om een gepaste offerte op te maken. Bouw op voorhand ook een buffer in en vergeet zeker geen elementen zoals verzekeringen, EHBO, vergunningen, beveiliging, … Posten die je snel over het hoofd ziet, maar wel noodzakelijk zijn voor de correcte uitvoering van je event.
Een eventbureau weet dat – dankzij jarenlange ervaring – en is daarom heel goed op de hoogte van onverwachte kosten en kan hierop het beste anticiperen.
Wil je toch nog extra inkomsten? Dan kan je werken met toegangsprijzen of sponsoring van relevante partijen.
Stap 3: Bepaal je doelgroep
Nu ga je de doelgroep van je evenement bepalen. Maar wie behoort er tot die doelgroep (klanten, collega’s, sponsors, de combinatie)? En wat leeft er bij je doelgroep? Waar hebben ze behoeft aan en waar hechten ze belang aan? Denk goed na over deze vragen, deze info zal je later nodig hebben bij het kiezen van een locatie, het opstellen van een communicatieplan enzovoort.
Ook niet onbelangrijk:
Stap 4: Zoek een passende locatie
Bij het kiezen van een geschikte locatie is het belangrijk om rekening te houden met je concept. Idealiter heeft jouw gekozen locatie dezelfde uitstraling als je concept. Voor een high-end event kan je op zoek gaan naar een niet-alledaagse locatie. Draait je event rond duurzaamheid? Ga dan op zoek naar een locatie in het groen die perfect bereikbaar is met het openbaar vervoer of andere meer duurzame vervoersmogelijkheden. Het is ook mogelijk om een volledige black box locatie om te toveren naar de passende locatie voor het concept. Hou er dan wel rekening mee dat je heel veel decoratie én het juiste meubilair nodig hebt.
Daarnaast moet je uiteraard ook rekening houden met een aantal andere praktische zaken:
Stap 5: Wie of wat heb ik nodig ter ondersteuning?
Om te weten of je beroep moet doen op externe partijen, is het noodzakelijk dat je eerst de flow van je evenement in kaart brengt. Hoe ziet de ideale dag/avond er uit? Wat kan ik zelf doen? Wat besteed ik beter uit? Welke elementen of diensten zijn reeds aanwezig op mijn locatie? Denk aan:
Stap 6: Wat zullen je gasten eten?
Of je nu een heus diner organiseert of gewoon een gezellige bijeenkomst, zorg dat je nagedacht hebt over wat je gasten zullen eten en drinken. De volgende vragen kunnen je verder op weg helpen:
Tip: ga zo vegan, vegetarisch en ecologisch mogelijk. Maan je gasten aan op tijd te verwittigen indien ze het event niet kunnen bijwonen. Zo vermijd je dat er voedsel voorzien werd dat achteraf weggegooid moet worden. Ja kan ook best samenwerken met cateraars die het gebruik van lokale en seizoensgebonden producten hoog in het vaandel dragen.
Stap 7: Een goed evenement verkoopt zichzelf
Nu je evenement vorm begint te krijgen, is het tijd om je communicatiestrategie en event marketing uit te denken. Hoe zal je genodigden op de hoogte brengen van jouw evenement? Hoe kunnen je gasten zich inschrijven? Een aantal ideeën:
De communicatie stopt niet na het aankondigen van het evenement. Denk ook na over hoe en wat je tijdens/na het evenement zal communiceren. Houd rekening met de tone of voice. Ook dit moet uiteraard aansluiten bij je concept (en dus ook bij jouw bedrijf, waarden en doelgroep).
Stap 8: D-Day, de dag van jouw evenement
Een goede voorbereiding is het halve werk. Laat geen enkel detail aan het toeval over en voorzie een draaiboek, inclusief alle contactgegevens van de betrokken leveranciers Zorg dat iedereen op voorhand gebrieft wordt over de taakverdeling om (minder leuke) verrassingen te vermijden. Pak je het groots aan? Dan kan je eventueel op voorhand een dry-run van jouw evenement uitvoeren. Zo zie je meteen waar nog ruimte is voor verbetering en of je uitgedacht tijdsschema overeenkomt met de werkelijkheid.
Zeer belangrijk: zet veiligheid voorop! Voorzie een noodplan voor moest het fout lopen, zowel inhoudelijk als technisch. Denk ook aan nooduitgangen en zorg dat deze eenvoudig te herkennen en te bereiken zijn.
Stap 9: Tijd om te evalueren én te bedanken!
Je evenement is voorbij! Hopelijk was het een groot succes en verliep alles volgens plan. Deze laatste stap wordt vaak vergeten, maar is even belangrijk als de goede voorbereidingen die je reeds getroffen hebt.
Vergeet jouw gasten ook niet te bedanken voor hun komst. Deze nazorg maakt dat je genodigden nog een laatste keer herinnerd worden aan het fijne event en dat het langer blijft naleven. Bovendien kan je in deze communicatie je doelgroep nog aansporen tot een bepaalde actie of tot het communiceren over je product of bedrijf. Bij voorkeur stuur je ook enkele sfeerbeelden mee.