Een schitterende avond: Evelien Schepers’ en Jan Van den Broeck hun inzichten over Event Masters' overwinning bij de MICE Agency of the Year Award

Een schitterende avond: Evelien Schepers’ en Jan Van den Broeck hun inzichten over Event Masters’ overwinning bij de MICE Agency of the Year Award

In de iconische Skyhall van Brussel, beleefde Event Masters een avond van glorie. Hier, tijdens een avond gevuld met enthousiasme en feestvreugde, kreeg het team de MICE Agency of the Year Award uitgereikt. Deze award erkent de alomvattende MICE-expertise van Event Masters, die zich onderscheidt in het organiseren van Meetings, Incentives, Conferenties en Evenementen.

In een boeiend gesprek delen Evelien Schepers, Head of International Events, en Jan Van den Broeck, Head of PCO bij Event Masters, hun inzichten over het winnen van deze award. Ze bespreken hoe hun rollen en expertise bijdragen aan het uitgebreide MICE-aanbod van Event Masters, wat cruciaal was voor deze overwinning. Het interview zal zich richten op de verschillende unieke kenmerken die Event Masters onderscheiden in de Belgische MICE-sector.

Interview met Evelien Schepers, Head of International Events en Jan Van den Broeck, Head of PCO

Evelien, Jan als Head of International Events en Head of PCO bij Event Masters, hoe dragen jullie rollen bij aan de MICE-expertise van het bedrijf, wat heeft geleid tot de overwinning van de “Mice Agency of the Year” award?

• Evelien: Event Masters bestaat reeds 28 jaar en als je de expertise van Jan en mijzelf optelt dan kom je ook nog eens op 35 jaar ervaring. Ikzelf in de wereld van de incentives en tailormade events buiten de Belgische landsgrenzen, en Jan zijn expertise situeert zich dan weer binnen de wereld van de congressen. Op deze manier dekken onze beide afdelingen de lading van MICE. Cross-departementiële samenwerkingen zorgen ervoor dat klanten bij ons terechtkunnen voor al hun vragen betreffende meetings – incentives – congressen en events.

• Jan: Zoals Evelien aangaf ligt onze grote kracht in de specificatie van elke afdeling. Door te focussen op wat je best kan, zet je ook de sterkste presentaties neer. Elk project wordt een ‘experience’ dat door je team wordt georganiseerd en gedragen. 

Kunnen jullie ons meer vertellen over de manier waarop Event Masters de volledige betekenis van MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Events) omvat en hoe dit bijdroeg aan jullie succes bij het winnen van de award?

• Evelien: Event Masters is al jaren een allround service partner met verschillende afdelingen die de MICE sector ondersteunen.  Elke afdeling heeft zijn eigen expertise en dit geeft de ruimte aan de projectmanagers om zich ook te specialiseren in hun vakgebied.
  
  Wanneer we een briefing ontvangen van een klant waarbij we de verschillende elementen van het letterwoord MICE moeten combineren, gaan we op zoek naar de perfecte interne match om het evenement te organiseren. We inspireren elkaar en leggen de juiste taken bij de juiste experts. Dit brengen we dan samen tot één geslaagd geheel.
  
  In het geval van de ingediende case was de specifieke vraag van de klant om een volledige op maat gemaakte incentive met aandacht voor een meeting tussen de verschillende afdelingen van hun firma (de Belgische delegatie bezocht hun Spaanse collega’s). Daarnaast was de doelstelling ook om reeds voor het evenement buzz te creëren en de incentive te laten starten nog vooraleer ze op het vliegtuig stapten. 
  
  Onze teambuilding afdeling heeft op hun beurt een activiteit op maat van de klant geschreven die ver voor de reis al aansloeg.

• Jan: Als een van de weinige event-kantoren van België kunnen we de volledige waaier van MICE belevenissen aanbieden. Door deze sterke bezetting zijn we bijna onmisbaar geworden wanneer je op zoek gaat naar de geschikte partner van je MICE event.

Wat zijn volgens jullie de unieke aspecten van Event Masters die het onderscheiden van andere agentschappen in België op het gebied van MICE?

• Evelien: Ondanks dat Event Masters een van de grotere kantoren in België is, blijven we met onze verschillende afdelingen een zeer flexibele en dynamische onderneming. We bouwen graag een langdurige relatie op met onze klanten en gaan aan de slag als echte adviseurs. We zien een evenement ook nog als een one-shot, maar als een ervaring die nog lang moet blijven nazinderen. Daarom hechten we heel veel belang aan het realiseren van de doelstelling van de klant. Van briefing tot debriefing zal je daarom ook steeds in contact staan met één en hetzelfde dedicated team. We worden als het ware collega’s van onze klanten. Met meer dan 28 jaar ervaring en een 600-tal events per jaar zit er een hoop expertise onder ons dak. 
  
• Jan: De congres afdeling heeft zich gespecialiseerd in het aanbieden van oplossingen op de  van de Belgische congresmarkt voor de organisatie van wereldcongressen die in België ( en ook daarbuiten ) plaatsvinden. Door niet te kijken naar bepaalde sectoren maar een open mind te houden vinden de lokale organisatie commissies de weg naar Event Masters om hun als partner bij te staan.    

In welke mate heeft innovatie een rol gespeeld in het bevestigen van Event Masters als ‘Mice Agency of the Year’?

• Evelien: Ondanks dat we graag terugvallen op onze kennis en expertise, is geen enkel evenement bij Event Masters copy-paste. We werken steeds volledig op maat van de klant en ontwikkelen steeds iets nieuws. Zo hebben we voor onze case een volledig nieuwe teambuilding uitgeschreven op het scenario van een bestaand concept. Verschillende technologieën werden hierbij gebruikt om er een dynamisch geheel van te maken.

• Jan: Ik denk ook dat innovatie bij deze award een rol heeft gespeeld. Het feit is wel dat we steeds blijven zoeken naar het implementeren van nieuwe manieren om onze events innovatieve touches te geven.  

Wat is jullie visie op de toekomstige ontwikkelingen in MICE-evenementen, en hoe zal Event Masters zich aan deze veranderingen aanpassen?

• Evelien: In een wereld waar duurzaamheid een (terecht) zeer prominente plaats inneemt, zal het voor agentschappen als de onze een noodzaak zijn om bewuste keuzes te maken. Welke bestemmingen bieden we aan, welke technologieën en transportmiddelen gebruiken we en op welke manier kunnen we onze impact omvormen naar een uitsluitend positief gegeven voor onze deelnemers, de lokale bevolking en omgeving waarin we onze MICE-evenementen organiseren. 
  
  Onze kritische kijk op trends en ontwikkelingen moeten we blijven hanteren en onze kennis van duurzaam ondernemen delen met elke partij in de schakel. 2020 heeft ons aangetoond dat mensen een grote nood hebben aan live ervaringen, maar heeft ons ook veel nieuwe technieken aangeleerd die we moeten betrekken in de totale mix. Het is als agentschap van groot belang om onze mensen te blijven ondersteunen met opleidingen, te inspireren en onder te dompelen in wat de MICE-wereld te bieden heeft. 

• Jan: Na corona dacht iedereen in de congreswereld dat we verder de digitale en/of hybride weg zouden aanhouden. Toch blijkt nu sterk dat een live networking- of exhibition die de congres-presentaties ondersteunt, haast niet door een digitale kan worden vervangen. Het bewijs ligt steeds in de hogere aantallen delegaties die wij mogen ontvangen op de verschillende congressen. We gebruiken de hybride technische mogelijkheden zeker ter ondersteuning, maar zien toch een verdere groei in live congressen.      

Tot slot, wat betekent het winnen van de “Mice Agency of the Year” award voor Event Masters en hoe zien jullie de impact ervan op jullie toekomstige projecten en klantrelaties?

• Evelien: Het winnen van deze award is de kers op de taart voor onze verschillende afdelingen binnen het bedrijf. Het is een waardering voor het harde werk en een bevestiging dat de verenigde krachten van Event Masters leiden tot een schitterend resultaat. De positieve debriefing van de klant was een eerste waardering; maar dit is een appreciatie vanuit de sector die het plaatje compleet maakt. 

• Jan: Deze award is zeker de herkenning van vele geslaagde projecten van het afgelopen jaar die met het team werden verwezenlijkt. Het geeft ons ook de kans deze editie van de Travel Awards met enige fierheid te beleven!