Privacy Policy

Deze Privacy Policy kwam tot stand door de Algemene Verordening Gegevensbescherming die in werking treedt op 25 mei 2018. Deze policy bevat de rechten en plichten van Event Masters ten aanzien van de externe personen wiens persoonsgegevens verwerkt worden in de context van marketingdoeleinden en het aanbieden van onze diensten. Event Masters verwerkt gegevens van leveranciers, klanten en geïnteresseerden in ons bedrijf.

Deze Privacy Policy regelt de verwerking van uw persoonsgegevens door de verantwoordelijke voor de verwerking: [Event Masters, Willebroek, BE 0455 164 778].

Uw privacy is zeer belangrijk voor ons en daarom raden we u aan om deze Privacy Policy aandachtig door te lezen.

Vragen, zorgen of klachten over dit privacybeleid mag u steeds richten naar onze Data Protection Officer

• per post naar Event Masters NV, Brownfieldlaan 37-1, 2830 Willebroek, t.a.v Data protection Officer
• per email naar legal@eventmasters.eu

Persoonsgegevens van leveranciers, klanten en geïnteresseerden in ons bedrijf worden beschermd door de “Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens” en door de huidige Europese Verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Identificeerbaar verwijst naar identificatiegegevens (zoals naam, id-nummer, locatiegegevens, enzovoort) die kunnen worden gebruikt om u direct of indirect te identificeren (als een natuurlijke persoon).

Doeleinden voor verwerking van persoonsgegevens:

• Indien u een nieuwe of bestaande klant bent, gebruiken we uw persoonsgegevens om te communiceren over onze evenementiële diensten en over uw huidig evenement. Dit in het kader van verwerking op basis van een overeenkomst. We gebruiken uw gegevens ook om u nieuwsbrieven en uitnodigingen te sturen. Dit op grond van gerechtvaardigd belang. Dit wordt meer uiteengezet in punt 1.6 hieronder.
• Indien u een nieuwe of bestaande leverancier bent, gebruiken we uw persoonsgegevens om offertes op te vragen en met u te communiceren over de status van het evenement. In sommige gevallen geven we deze gegevens ook door aan de klant om de goede werking van het evenement te waarborgen. We gebruiken uw gegevens ook om u nieuwsbrieven en uitnodigingen te sturen. Dit op grond van gerechtvaardigd belang. Dit wordt meer uiteen gezet in punt 1.6 hieronder.
• Wanneer u geïnteresseerd bent in ons evenementenbureau en onze diensten en dit aangegeven heeft (bijvoorbeeld via het contactformulier op de website of via inschrijving op de nieuwsbrief), gebruiken we uw persoonsgegevens om met u te communiceren over ons bedrijf en onze diensten.
• Wij verzamelen persoonsgegevens (via Google Analytics) en cookies om onze website te verzorgen & verbeteren en steeds de gebruikservaring van onze website te optimaliseren. Deze verwerking is nodig om de veiligheid en prestaties van onze website te waarborgen. De verzameling van persoonsgegevens via Google Analytics wordt ook gebruikt om het verkeer op onze website te meten.
• Soms is het vanwege rechtsgronden nodig om uw persoonsgegevens te gebruiken om onze wettelijke verplichtingen na te komen. Dit wordt uiteengezet in de toepasselijke wetgeving.
• Er zijn een aantal rechtsgronden waarop Event Masters aan gegevensverwerking mag doen:

1. Toestemming: de betrokkene heeft toestemming gegeven voor één of meerdere specifieke doeleinden.
2. Vitale belangen. Als het voor het vitaal belang van de betrokkene nodig is, mogen deze gegevens verwerkt worden. Bv: dringende medische noodzaak.
3. Wettelijke verplichting. Vb: boekhoudgegevens moeten 7 jaar wettelijk verplicht bijgehouden worden.
4. Overeenkomst: de verwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst. Dit wanneer de betrokkene een partij in de overeenkomst is.
5. Algemeen belang
6. Gerechtvaardigd belang
   1. Hierbij worden de belangen steeds afgewogen met de privacy van de betrokkenen.
   2. De verwerking moet nog steeds noodzakelijk zijn voor de verwerkingsverantwoordelijke.

De GDPR zegt ook letterlijk dat de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing kan worden beschouwd als een gerechtvaardigd belang.

Indien u reeds bent opgenomen in onze verzendlijst voor het ontvangen van marketingmateriaal in papieren en/of elektronische vorm, kan Event Masters uw gegevens gebruiken voor het verzenden van marketing en ander materiaal met betrekking tot de evenementiële diensten van ons bedrijf.

Deze toestemming kan op elk moment worden ingetrokken, zonder motivering en gratis door bijvoorbeeld op de daartoe voorziene uitschrijflink te klikken, onderaan ieder promotioneel e-mailbericht. Lees meer over uw rechten in punt 5.

Welke persoonsgegevens we verwerken en hoe we deze persoonsgegevens verkrijgen

We kunnen de wijze waarop we persoonsgegevens vergaren opdelen in drie categorieën.

• Categorie 1: persoonsgegevens die u ons meedeelt
• Categorie 2: persoonsgegevens vergaart via gebruik van onze website
• Categorie 3: persoonsgegevens vergaart door derde partijen

Categorie 1: Persoonsgegevens die u ons meedeelt. Welke persoonsgegevens we verwerken en hoe we deze vergaren hangt af van tot welke subcategorie u behoort.

• U bent een bestaande of nieuwe leverancier

Wij hebben persoonsgegevens van u verkregen omdat u (i) zich als leverancier aan ons voorgesteld hebt, omdat Event Masters (ii) een offerte aangevraagd heeft voor uw diensten, omdat u (iii) contact opgenomen heeft via ons contactformulier op de website, omdat u (iv) contact opgenomen heeft met ons via email of telefoon, of omdat u (v) zich ingeschreven hebt op onze nieuwsbrief via Facebook of onze website. In deze gevallen verwerken wij volgende persoonsgegevens: uw naam en voornaam, bedrijf, telefoonnummer, emailadres, adres, facturatiegegevens en eventuele andere persoonlijke gegevens die nodig zijn om onze diensten te kunnen aanbieden aan onze klant of voor een contractuele verbinding indien we gebruik maken van uw diensten. De gegevens die we vragen zijn nodig om verdere communicatie toe te laten. In geen enkel geval gaat het om gevoelige informatie.

• U bent een bestaande of nieuwe klant

Wij hebben deze persoonsgegevens van u verkregen omdat u (i) een aanvraag gedaan heeft bij Event Masters voor onze diensten, omdat Event Masters (ii) uw openbare gegevens gebruikt heeft om u te contacteren met de vraag of u geïnteresseerd bent in onze diensten, omdat u (iii) contact opgenomen heeft via ons contactformulier op de website, omdat u (iv) contact opgenomen heeft met ons via email of telefoon, of omdat u (v) zich ingeschreven heeft op onze nieuwsbrief via Facebook of onze website. In deze gevallen verwerken wij volgende persoonsgegevens: uw naam en voornaam, bedrijf, telefoonnummer, emailadres, adres, facturatiegegevens en eventuele andere gegevens die nodig zijn om onze diensten te kunnen aanbieden aan u als klant of voor een contractuele verbinding indien u gebruik maakt van onze diensten. De gegevens die we vragen zijn nodig om verdere communicatie toe te laten. In geen gevallen gaat het om gevoelige informatie.

• U bent geïnteresseerd in ons bedrijf en in onze service als evenementenbureau.

Wij hebben deze persoonsgegevens van u verkregen omdat u (i) contact opgenomen hebt met ons bedrijf via het contactformulier op onze website, omdat u (ii) zich ingeschreven hebt op onze nieuwsbrief via de website of via Facebook, omdat u (iii) telefonisch contact opgenomen hebt met, omdat u (iv) via mail contact opgenomen hebt met ons, of omdat u (v) deelgenomen heeft aan een event waar wij partner van waren. De gegevens die we vragen zijn nodig om verdere communicatie toe te laten. Het gaat hier om naam, voornaam, bedrijf, telefoonnummer, geslacht en e-mailadres. In geen gevallen gaat het om gevoelige informatie.

Categorie 2: Persoonsgegevens vergaart via gebruik van onze website.

• Door gebruik van cookies.
• Tijdens gebruik van de website. Via een Google Analytics tracker op onze website wordt bepaalde informatie van u geregistreerd. Deze informatie is geanonimiseerd en kan op geen enkele manier gelinkt worden aan een natuurlijk persoon.

Categorie 3: Persoonsgegevens verkregen door derde partijen

Via derde partijen komt Event Masters ook in aanraking met uw persoonsgegevens. Wij kunnen deze gegevens op drie verschillende manieren verkrijgen. In alle gevallen gaan wij met deze gegevens om volgende de GDPR-richtlijnen. Wij gaan er hierbij ook van uit dat deze derde partij zich in regel stelt met deze wetgeving en toestemming gevraagd heeft om deze gegevens verder te distribueren.

• Gegevens verkregen via klant

Voor een vlotte uitvoering van de overeenkomst met de klant, worden persoonsgegevens verstrekt door de klant aan de uitvoerende partij, in dat geval Event Masters. De klant legt de doeleinden voor de verwerking van de gegevens contractueel vast en is hier dan ook verantwoordelijk voor. Event Masters staat wel garant voor de correcte verwerking van deze gegevens door zijn personeelsleden en handhaaft ten alle tijden organisatorische en technische maatregelen zoals beveiligde computers en het wissen van persoonsgegevens na afloop van de overeenkomst.

• Gegevens verkregen via partnerevents

Event Masters organiseert ook events in samenwerking met gekozen partners. Dit zijn corporate events waarvoor Event Masters beroep doet op de eigen database om zijn gasten uit te nodigen. Bij inschrijving op het event wordt gevraagd of de genodigde opgenomen wil worden in de database en/of nieuwsbrieven wil krijgen. Dit kunnen zowel genodigden van de partner zijn, als van Event Masters. Enkel bij het geven van expliciete toestemming bij inschrijving, zullen persoonsgegevens verwerkt worden. Event Masters is echter niet verantwoordelijk voor zijn partners. Ook zij dienen gegevens op een correcte manier te verwerken en we sluiten met hen dan ook een overeenkomst af.

• Gegevens verkregen door deelname aan beurzen

Bij deelname aan beurzen worden ook vaak deelnemerslijsten meegedeeld aan de standhouders. Deze gegevens nemen wij niet op in onze database. Deze kunnen wel gebruikt worden om mensen uit te nodigen voor een volgende beurs binnen dezelfde sector en business.

Gegevens van categorie 1 en 3 worden steeds bewaard in onze centrale database: Teamleader. Ook Teamleader voldoet aan de privacywetgeving en waarborgt op elk moment de veiligheid van uw gegevens. Vanuit Teamleader is er een koppeling met Mailchimp van waaruit wij u op de hoogte houden van het reilen en zeilen binnen ons bedrijf via nieuwsbrieven en uitnodigingen (wanneer u hier expliciet toestemming voor gegeven heeft).

Ook Mailchimp heeft de verplichting om zich in regel te stellen met de nieuwe privacywetgeving. Facturatiegegevens worden opgeslagen in ons boekhoudsysteem Exactonline en zijn nodig om de goede facturatie van ons bedrijf en leveranciers te garanderen.

Indien u reeds bent opgenomen in onze verzendlijst voor het ontvangen van marketingmateriaal in papieren en/of elektronische vorm, kan Event Masters uw gegevens gebruiken voor het verzenden van marketing en ander materiaal met betrekking tot de diensten van Event Masters.

Deze toestemming kan op elk moment worden ingetrokken, zonder motivering en gratis door bijvoorbeeld op de daartoe voorziene uitschrijflink te klikken, onderaan ieder bericht.

Een speciale regel geldt voor gegevens van categorie 3, subcategorie 2.3.1: gegevens vergaard door de klant. Na afloop van de overeenkomst tussen de klant en Event Masters, worden persoonsgegevens opgeslagen in onze cloud-provider in het archief voor onbepaalde tijd. Deze gegevens, buiten de gegevens van de klant zelf, worden echter niet opgeslagen in onze database.

Hoelang we deze persoonsgegevens bijhouden

Persoonsgegevens verstrekt door u (van categorie 1 of 2), worden bewaard tot wanneer u zich uitschrijft voor onze communicatie. Persoonsgegevens die gebruikt worden voor uitvoering van het evenement worden bijgehouden op onze server in het archief, tenzij de klant dit anders wenst. Boekhoudgegevens worden, wegens wettelijke verplichting, 7 jaar bijgehouden.

Gegevensverstrekking aan derden

Om te kunnen voorzien in onze services gebeurt het dat wij uw gegevens verstrekken aan derden.

• Externe serviceproviders
  • Voor ons customer relation management gebruiken wij Teamleader, waarin wij uw gegevens opslaan
  • Voor het uitsturen van mailings doen we beroep op Mailchimp
  • Ons cloudplatform is Google Inc.
  • Onze hosting is Laravel
  • Ons boekhoudsysteem is Exact Online

We verwijzen u graag door naar hun privacy policies, indien u meer info wilt over hoe uw persoonsgegevens gebruikt worden.

• Als u een klant van Event Masters bent, kunnen wij uw gegevens doorgeven aan leveranciers om onze services te kunnen leveren. Dit steeds met oog op het project waar dan aan gewerkt wordt.
• Als u een leverancier bent, kunnen wij gegevens doorgeven aan onze klant om onze services te kunnen leveren.
• Event Masters maakt geen persoonlijke gegevens openbaar aan onze social media-partners. We maken echter wel gebruik van social media-plugins. Deze social media-kanalen zijn Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, Google+, en Vimeo. Wanneer u iets deelt vanop onze website, kan een serviceprovider van social media persoonsgegevens over u verzamelen. In een dergelijk geval fungeert de social media-serviceprovider als beheerder en verwijzen we u graag door naar hun privacy policies.
• Teneinde Uw persoonsgegevens te kunnen verwerken, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers.

Uw Rechten

• Recht van toegang en inzage: u heeft het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens. Wij dienen deze op een toegankelijke en duidelijke manier aan u te verschaffen.

• Recht van verbetering, verwijdering en beperking: u heeft steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten en producten niet leverbaar zijn. U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

• Recht van verzet: u beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Daarnaast heeft u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing; in dergelijk geval hoeft u geen redenen op te geven.

• Recht van vrije gegevensoverdracht: u beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen.

• Recht van intrekking van de toestemming: voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

• Uitoefening van uw rechten: u kunt uw rechten uitoefenen door ons daartoe te contacteren, hetzij
  • per e-mail naar legal@eventmasters.eu
  • per post naar Event Masters, Brownfieldlaan 37-1, 2830 Willebroek
  • door gebruik te maken van het onderdeel “Contacteer ons” op de website

• Recht om klacht in te dienen: u beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be.

Internationale gegevensoverdracht

Event Masters organiseert ook incentives. Voor het goede verloop van die events, dienen wij soms persoonsgegevens door te geven aan leveranciers in het buitenland. Dit telkens met medeweten van de klant. We gebruiken deze persoonsgegevens enkel en alleen met de vooropgestelde doelen die bepaald worden door de klant. Dus om bijvoorbeeld vliegtickets te boeken. Landen die vallen onder de Europese wet, dienen ook de GDPR-regelgeving na te leven. Voor derde landen ( = landen die niet onder de Europese wet vallen of een gelijkaardig beschermingsniveau ten opzicht van de privacy naleven) wordt er steeds een EU-modelovereenkomst gesloten waarin deze derde landen de verplichtingen dienen na te leven die de Algemene Verordening voorop stelt.

Cookie Policy

Dit Cookiebeleid legt uit wat cookies zijn en hoe we ze gebruiken op onze website. Lees dit beleid zorgvuldig door om te begrijpen welke informatie we verzamelen, hoe we deze gebruiken en waarom we cookies gebruiken. Door onze website te gebruiken, stem je in met het gebruik van cookies in overeenstemming met dit beleid. We plaatsen uitluitend de strikt noodzakelijke cookies om onze website correct te laten werken. Voor alle andere cookies vragen we eerst je toestemming.

Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op jouw apparaat worden geplaatst wanneer je onze website bezoekt. Ze worden gebruikt om de website efficiënter te laten werken en om informatie te verstrekken aan de eigenaren van de website voor bepaalde marketingdoeleinden bijvoorbeeld. Cookies stellen websites ook in staat om uw voorkeuren te onthouden en bieden over het algemeen een betere gebruikerservaring. Zoals bijvoorbeeld je taalvoorkeur.

Welke cookies gebruiken we en hoe gebruiken we die?

Strikt noodzakelijke cookies: Deze cookies zijn noodzakelijk om je in staat te stellen door de website te navigeren en de functies ervan te gebruiken. Ze worden meestal alleen ingesteld als reactie op acties die u onderneemt, zoals het instellen van uw privacyvoorkeuren, inloggen of het invullen van formulieren. Deze gegevens worden door Event Masters nooit voor andere doeleinden gebruikt en niet doorgegeven aan derde partijen.

Statistische cookies: Deze cookies verzamelen informatie over hoe bezoekers onze website gebruiken, zoals welke pagina’s het meest worden bezocht en of er foutmeldingen worden weergegeven. Deze cookies verzamelen geen identificeerbare informatie over bezoekers. Alle informatie die deze cookies verzamelen, is geaggregeerd en daarom anoniem. We weten graag hoeveel bezoekers onze website telt en welke pagina’s die bezoekers bezoeken en hoe lang. Zo kunnen we onze website ook verbeteren voor de bezoeker. Deze cookies plaatsen we niet zonder toestemming en geven we niet door aan derden.

Functionele cookies: Deze cookies stellen de website in staat om verbeterde functionaliteit en personalisatie te bieden. Ze kunnen bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden, zoals taalkeuze en tekstgrootte. Als je deze cookies niet toestaat, kan het zijn dat sommige van deze diensten niet correct werken.

Indien je vaststelt dat andere cookies via onze website geplaatst worden, danken wij je ons daarvan onmiddellijk te verwittigen, zodat wij de nodige aanpassingen kunnen doen.

Bij het eerste bezoek aan onze website word je gevraagd cookies te aanvaarden. Je kies zelf welke cookies je accepteert. 

Je kan cookies beheren en/of verwijderen zoals je dat wil. Je kunt alle cookies verwijderen die al op jouw apparaat zijn opgeslagen, en de meeste browsers kunnen zo worden ingesteld dat het plaatsen van cookies wordt geblokkeerd. Houd er echter rekening mee dat als u cookies blokkeert of verwijdert, bepaalde delen van onze website mogelijk niet correct functioneren.

We behouden ons het recht om dit cookiebeleid op elk moment te wijzigen of bij te werken. Eventuele wijzigingen worden hier gepubliceerd.